Guía esencial para navegar por las aduanas de Japón: Preparación de la documentación y preparación para la importación

Comprender la compleja normativa aduanera japonesa es crucial para su éxito en Japón. Los reglamentos pueden ser abrumadores, e incluso pequeños errores en la documentación pueden significar retrasos, multas, o peor: envíos fallidos. No está solo, y no tiene por qué hacerlo solo. 

En esta guía, le guiaremos a través de los pasos necesarios a la hora de preparar su documentación para el envío, de modo que pueda garantizar una entrada sin problemas en el mercado japonés.

Su hoja de ruta para un despacho de aduanas sin problemas

Entender la normativa japonesa sobre importaciones  

Japón tiene leyes y reglamentos estrictos que rigen las importaciones, como la Ley de Aduanas y la Ley de Seguridad de los Productos. Una documentación adecuada es vital para cumplir estas normativas, ya que su incumplimiento puede acarrear repercusiones.

Trabajar con un Abogado de Procedimiento Aduanero (ACP) y/o un Importador de Registro (IOR) en Japón puede ayudarle a navegar por las complejas normativas específicas de sus productos. Pueden ayudarle a garantizar que sus productos cumplen las leyes de importación de Japón. Obtenga más información sobre ACP e IOR aquí.

Preparativos para importar a Japón: Documentación general  

Al preparar la importación a Japón, se necesitan los siguientes documentos clave para cada paso del proceso:

Paso 1: ¿Está permitido su producto en Japón?  

Antes de iniciar el proceso de importación, es esencial determinar si su producto puede entrar en Japón. Este paso identifica si su producto pertenece a alguna categoría regulada y si se requiere alguna certificación, prueba o registro. Realizar esta comprobación no sólo puede informarle sobre los mejores pasos para su categoría de producto, sino que también puede reducir el riesgo de rechazo de la solicitud, retrasos en las comunicaciones con los organismos reguladores japoneses y pasos reglamentarios imprevistos, como pruebas o certificaciones adicionales. Una comprobación de este tipo le garantiza que está preparado para la documentación y los procedimientos de conformidad necesarios.

Documentos necesarios:

• Detalles del producto: Incluye el nombre del producto, ingredientes/componentes por porcentaje, uso, etc. Esto ayuda a determinar si su producto es apto para la importación y si entra dentro de alguna categoría regulada.

Paso 2: Inicie pronto el proceso de cumplimiento

Una vez confirmada la idoneidad del producto, el siguiente paso es registrarlo e iniciar el proceso de solicitud de importación. Este paso es especialmente importante para las categorías reguladas, en las que la documentación debe presentarse a las autoridades u organismos reguladores pertinentes de Japón antes de iniciar los procesos de envío. Incluso en el caso de los productos no regulados, debe presentarse información detallada sobre el producto para establecer la transparencia y la trazabilidad en el proceso de importación. Trabajar estrechamente con su Importador de Registro (IOR) garantiza que se cumplan todos los requisitos y que su producto esté autorizado para entrar en el mercado japonés.

Documentos necesarios:

• Certificaciones deproducto/Informes de ensayo: Obligatorio para los productos regulados. Asegúrese de que se dispone de todas las certificaciones obligatorias (por ejemplo, certificado de conformidad para PSE, cumplimiento de la Ley de Sanidad Alimentaria para utensilios de cocina, fichas de datos de seguridad, etc.).
• Información detallada del producto: Un documento de especificaciones del producto más completo que el presentado en la comprobación de admisibilidad.
• Información sobre el fabricante: Datos del fabricante, incluidos nombre, dirección y lugar de fabricación. Algunas categorías, como los productos sanitarios, requieren procesos de flujo de fabricación.
• Etiqueta de conformidad: Su IOR la creará en función de los requisitos normativos.

Paso 3: Asignación de su Representante Legal Aduanero (ACP)

Para importar legalmente mercancías a Japón, es necesario designar un Abogado para Trámites Aduaneros (ACP). Su ACP actúa como su representante legal para asuntos relacionados con aduanas en Japón. Esta solicitud suele presentarse junto con la solicitud de importación para garantizar que se asignan correctamente todos los derechos y responsabilidades de importación.

Documentos necesarios:

• Certificado de registro de la empresa: Prueba de la personalidad jurídica de su empresa.
• Listado de productos u hoja de línea: Descripción general de los productos que pretende importar, junto con el destino de venta previsto. Para los productos destinados a la venta en mercados en línea, como Amazon Japón o Rakuten, se requieren capturas de pantalla de los listados de productos. Para las ventas B2B, se necesitaría una lista de precios y un contrato de venta entre la marca y el distribuidor/minorista.
• Para vendedores de comercio electrónico: La Ley de Transacciones Comerciales Especializadas exige datos sobre su información de vendedor. Dependiendo de dónde venda, deberá facilitar una copia o captura de pantalla de su Página de Información del Vendedor o Páginas de Impressum. La información debe incluir el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono y el punto de contacto de la empresa.

Nota: Las etapas 2 y 3 suelen desarrollarse en paralelo, y el proceso puede llevar tiempo en función de la categoría de su producto y de los requisitos normativos. Solo después de que ambas hayan sido aprobadas podrá pasar a la fase de preparación de la importación.

Paso 4: Preparación final antes del envío  

Una vez aprobados el registro de importación y la solicitud de ACP para sus productos, es hora de preparar su envío para la importación. En esta fase, la precisión y la coherencia de toda la documentación son esenciales. Cualquier desajuste entre documentos puede provocar retrasos o rechazos en aduanas. Trabajar estrechamente con su ACP, IOR y socio logístico garantiza que su envío esté correctamente declarado y listo para un despacho de aduanas sin problemas.

Documentos necesarios:

• Lista de embalaje: Debe ser detallada y coincidir exactamente con el contenido del envío.
• Factura comercial: Su ACP necesitará este documento para confirmar el contenido de su envío.
• Factura de envío de importación (creada por su ACP): Debe indicar claramente los precios de los productos, el país de origen, las descripciones de los productos y los códigos SA. En muchos casos, se requiere una captura de pantalla de su lista de venta al por menor como prueba del valor declarado. Este documento debe ser creado por su ACP y es el único documento que será aceptado en Japón para el despacho de aduanas.
• Valor declarado de importación: Debe presentarse para cada producto y debe coincidir con sus listados de venta al por menor. Si la información no coincide o es incorrecta, la aduana japonesa puede asignar su propio valor a sus productos.

Nota: Una vez que estos documentos estén listos, puede trabajar con su ACP para presentar los documentos a la Aduana, junto con la Notificación ACP y cualquier otro documento justificativo necesario.

Cómo preparar estos documentos  

• Recopile información precisa sobre el producto: Incluya especificaciones completas, origen y valores del producto.
• Verifique todos los datos: Evite errores comunes como las incoherencias en los precios, ya que puede dar lugar a retrasos o multas aduaneras.
• Confirme el cumplimiento: Asegúrese de que toda la documentación cumple las leyes de importación japonesas.

Asociarse con un ACP cualificado puede simplificar su proceso de importación asegurándose de que sus documentos están en orden e identificando los códigos arancelarios y del SA correctos para sus productos. Su experiencia en la normativa japonesa ayuda a garantizar un despacho de aduanas sin problemas. Obtenga más información sobre cómo puede ayudarle un ACP en nuestro blog sobre Por qué necesita un ACP e IOR y qué hacen por usted.

Próximos pasos  

• Seleccione un ACP/IOR de confianza: Elija socios con sede en Japón y experiencia demostrada en el apoyo a marcas internacionales.
• Envíe los documentos para su revisión: Comparta sus archivos con su ACP y revise cada elemento cuidadosamente.
• Tenga en cuenta el tiempo de tramitación: Las categorías reguladas pueden tardar más en aprobarse, por lo que debe planificarse en consecuencia.
• Coordínese con su socio logístico: Asegúrese de que su proveedor logístico dispone de la documentación correcta para evitar retrasos en los envíos.

No lo haga solo: ¡Covue está aquí para ayudarle! 

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